Digitale dokumenter: hva om du dématérialisiez papirene?

Fakturaer, kontoutskrifter, lønnsslipper, merknader og skatter av alle slag ... Vi drukner i alle papirene. Disse dokumentene fylle hele arkivskap og navigere raskt kan bli en hodepine. I den digitale tidsalder, er det online løsninger som lover å gjøre livet enklere. Hva er det egentlig?

Administrere papirene er ikke en lett oppgave, men en kjedelig plikt vi alle har til felles. Den vanlige tilnærming til problemet er å få alt i mapper eller skoesker, mer eller mindre regelmessige og ryddig. En standard løsning, som i tillegg til mangel på praktisk, ikke er tilpasset den digitale tidsalderen.

Fordi i dag dematerialize sine dokumenter er ikke lenger bare et valg. Vi blir ofte møtt med et fait accompli. En stadig økende andel av våre dokumenter består av e-dokumenter, det vil si innfødte elektroniske dokumenter, som ikke materialisere på papir når du trenger å skrive ut en kopi. Telefonregninger eller ISP, bankutskrifter eller lønnsslipper, allerede ikke lenger i stand i mange hjem som gjennom elektronisk post. Bare skrive å fete skap og skoesker er meningsløst. Omvendt, bytte til all-digital, så langt det kan, synes mer egnet til moderne livsstil.

Imidlertid er det elektroniske dokumentet fortsatt redd. Ifølge en Ipsos undersøkelse gjennomført i 2012, 70% av franskmenn ville fortsatt motvillige til å ta steget. Grunnen hovedsakelig basert seg for 65% av dem, er det frykten for å miste data. 42% frykter også mulige brudd på taushetsplikten, og 16% mener det vil gi en unødvendig arbeid. Er denne frykten berettiget? Dematerialize hans papirer: en god idé eller ikke? Dette er hva vi ønsket å vite ved å utforske noen av de løsningene av digital safe online tilgjengelig på markedet som Digiposte eller e-coffrefort.fr.

digital safe

Digitale dokumenter og loven


Ett av argumentene ofte avanserte i favør av dematerialisering, plassbesparende. Mange aviser har en lang juridisk liv. For å hevde våre rettigheter i tvister med handelsfolk eller regjeringer, er vi pålagt å holde visse år, selv flere tiår, og selv hele livet. Over tid, disse er kilo papirer som akkumuleres i våre skuffer. Enhver bytte til digital kan virke som et godt alternativ. Men dette reiser spørsmålet om den juridiske gyldigheten av skannede dokumenter. Og, dessverre, det er ikke så enkelt som man kunne ønske. For innfødte digitale dokumenter, som er originale, ikke noe problem. Siden 2000, kan elektroniske skrifter betraktes som bevis samt noen andre skrevet under Civil Code og denne " uavhengig av middels eller måte for overføring ".

Digipose tilnærmingerDer det er komplisert litt, er det med papirdokumenter skannes av oss, deponert i digital safe. De regnes bare som den originale kopier og har ingen juridisk verdi, verken mer eller mindre enn en kopi. Ifølge Master Bernard Lamon, spesialiserer firmaet i digital riktig New World " Prinsippet om likebehandling mellom papir og digitale ble installert der 15 år og det er flere vanskeligheter i praksis i den juridiske virkeligheten (...) det er dommeren som styrer virkeligheten som det er gitt, og det er bare hvis tiltalte bestrider ektheten av et dokument et problem oppstår. I 22 års karriere, det skjedde med meg en gang ".

Hvis kopien har fortsatt lovlig verdi mindre enn den opprinnelige, betyr det ikke at det ikke kan være tillatelig i forhandlingene. Men han vil returnere til domstolene å vurdere sin autentisitet, og til deg, om noen, for å bevise at originalen er beholdt. Forsiktig anbefaler å alltid holde originalene og skanne hans papirer vil derfor ikke tillate å kaste sin arkiv papp papir i resirkulering bin.

Skillet mellom arkivering og dematerialisering


Å skanne dokumenter som gir dem avtrykkene verdi, må de være digitalt signert, til en vanskelig prosess å gjennomføre for en privatperson. Som for digital safe som tilbyr å holde våre dokumenter i skyen, de vanligvis ikke støtte denne prosessen. I stedet har de en arkiveringsfunksjon for allerede dematerialisert dokumenter eller skannede kopier vi ber for dem.

Som en betrodd tredjepart, men de må tilby visse garantier som definert av AFNOR standarder for stemplet digital safe tjenester. De skal særlig sikre bærekraft, sikkerhet og konfidensialitet av data de vert.

Som forklart oss i Digiposte f.eks dematerialisert dokumenter er sertifisert på tre attributter: identifisering av senderen (e-shopping eller administrasjon ...), identifisering av brukeren ( oss) og dokument integritet (slik at de ikke har blitt endret etter at innskuddet trygt ved vanlig inntrykk).

Avtrykkene verdi av de delene som vi skanner oss selv og betale på servere, kjører den, de juridiske grensene nevnt ovenfor. Men de har også dratt nytte av tiltak for å sikre deres integritet og sporbarhet (footprint søknadsdato ...). Disse kan hjelpe deg med å gjøre god tro, mot en forsikringsgiver eller en dommer, hvis vi ville ikke lenger være i stand til å produsere originaldokumentene. Hvis dette ikke kvitte seg med papir, skanne sine dokumenter på en sikker online kan fortsatt ha en interesse i en backup tiltak, for å ta ly av et tap, tyveri eller ett tap, en kopi av våre mest viktige papirer.

En digital bagasjerommet for å bli bedre organisert?


En digital trygg er derfor, fremfor alt, lagringsplass og lagring. Dette er muligheten til å samle på ett sted dokumentene spredt på forskjellige nettsteder. I en tilkoblet verden, flere og flere kjøp og tilnærminger er online: våre fakturaer blir lagret på våre personlige kontoer i cyber-kjøpmenn eller i våre postkasser, våre kontoutskrifter er i tråd ... The digital safe kan gruppere disse dokumentene, selv i en automatisert måte.

Faktisk, de fleste tilbud " web agenter "Er roboter som kobles til elektroniske tjenester for å samle inn og sende hjem i din personlige plass dokumenter som er lagret der. Det er enkelt å aktivere, bare fylle dine innloggingsdetaljer for hver tjeneste. Dokumentene hentes automatisk falle i mapper og undermapper (etter tjenestenavnet, dokumenttype, dato ...), og du kan be om å bli varslet via e-post av ankomsten av nye deler. Listen over nettsteder som aksepterer denne automatiske samlingen, men er ikke uendelig.

Ecoffre agentsweb
50 150 tjenester om følgende tilbud: bank, forsikring og gjensidige selskaper, mobiloperatører og Internett (gratis Virgin, Bouygues ...), nettbutikker (Amazon, Fnac, Pixmania ...) eller regjeringen (CPAM, pol Emploi, Pajemploi ...). For å hjelpe deg å finne veien i arkivene, i tillegg til vurdering poster, har du verktøy for å kommentere dokumenter eller knytte sine stikkordet. Det vil også gjelde selv å bruke dem til å effektivt indeksere dokumenter og senere, finne dem lettere. Søkemodus fulltekst (på innholdet i dokumentet) er ikke mulig, og filene hjemsendt av roboter har ofte generiske etiketter som sier noe om innholdet, type fakturanummer-x.pdf.

For å fjerne boot kopier av digitaliserte materiale av deg, flere løsninger er mulig. Dra og slipp, skanne direkte inn i det, eller til og med bruke smarttelefonen er alt mulig, noen ganger brukt til å feste et merke på samme tid, noen ganger ikke.

Digiposte
Et annet høydepunkt i digital stammen er tilgjengeligheten av data. I skyen, dokumentene er tilgjengelig hvor som helst, når som helst, så lenge du har tilgang til Internett. En enkel deling fra webgrensesnittet eller mobil bagasjerommet, og du kan gi en tilsvarende manglende brikken i en fil, selv om du er borte fra hjemmet. Som et vedlegg i en e-post eller en midlertidig nedlastingslenke. Organisering er også forventet. De fleste online kister sørge for at varsling systemer som varsler deg om tidsfrister: regning å betale, dokument å sende ... Ingen flere unnskyldninger hvis du glemmer. Tjenesten av La Poste, Digiposte tilbyr også å hjelpe deg i din innsats du oppretter profiler som samler de nødvendige dokumentene for sine prestasjoner (fornyelse av et identitetskort, velgerregistrering ...).

Noen tips for å velge en digital safe


Safen online-tilbudet er stort nok, men tjenestene som tilbys er ofte ganske like. Å velge, kan vi stole på ulike kriterier. Prisen er ikke egentlig, fordi det meste av tiden gratis grunnleggende tjenesten tilbys med et lagringsvolum mer eller mindre sjenerøs. Betalte Planer gi ekstra alternativer som en flerbrukertilgang eller utvidet lagringskapasitet. Men for personlig bruk, vil den grunnleggende tilbud passer det meste av tiden.

Et viktig kriterium er bekvemmeligheten av service, enten i sin web eller mobil, på det grafiske grensesnittet til de foreslåtte transaksjonene (filing, legge til søkeord, deling ...). På tjenester som SecuriBox, EcoffreFort eller Coffreo, har vi å gjøre med en ganske rå presentasjon katalogtreet type som, hvis bevist, er verken veldig engasjerende heller ikke veldig praktisk å bruke. På annen som Digiposte eller HomeBubble, selv om strukturen forblir lik, dress innsats har blitt gjort for å gjøre det mindre krevende bruk.

digital safe
En gratis grunnleggende tilgang er allment tilgjengelig, det beste er likevel å teste for å finne skoen passer. Et annet punkt å vurdere: data kontinuitet. Dette er for å overlate slike sensitive personlige dokumenter tjenester for arkivering på lang sikt. digitale trunk leverandører er pålagt å holde dokumentene på ubestemt tid, men det er ingen garanti bærekraften i et selskap. Det kan suspendere levering eller sette nøkkelen under døren i noen måneder eller år. Det virker klokere å slå til tjenester som har teoretisk mindre sannsynlighet for å gå til hundene middels til lang sikt som Posten, bank eller forsikringsselskap. Utdanne deg selv, bank og forsikringsselskaper tilbyr ofte en gratis digital safe tjeneste eller betale noen få euro.

Når det gjelder sikkerhet og konfidensialitet av data, er det vanskelig å vurdere, men det er normalt garantert for digital safe tjenester som forvaltes av en betrodd tredjepart. Men det er alltid godt å ta en titt på avsnittene om emnet i Betingelser og FAQ for å finne ut, for eksempel hvis dataene ligger på fransk territorium.

konklusjon


Mer enn et alternativt tilbud safe på nettet, ser ut som et supplement til papir arkivering. Helt dematerialize hans papirene er ennå ikke rekkefølgen av dagen. Søker trygge på Internett tilbyr noen fordeler, betydelig. Først evnen til å samle inn, klassifisere og holde på ett sted de mange allerede dematerialisert dokumentene vi mottar nesten daglig. Så mulighetene for tilgang og deling som vil yte god service for saksbehandling. Til slutt er det også en backup løsning for å holde orden på dine sensitive dokumenter i tilfelle tap eller katastrofe.

Dessverre, i virkeligheten, de fleste online oppbevaringsbokser er krevende og ikke alltid praktisk, ikke noe veldig incitament. Vil gjerne ha flere verktøy, spesielt for å lettere indeksere dokumenter, og de blir presentert på en måte morsommere. Oppgaven er skremmende nok allerede. I staten, til å være veldig nyttig, krever digital safe organisasjon og at vier tid regelmessig. Målet er å gjøre livet enklere, ikke sikker på om spillet verdt lyset.Redigert på 14/11/2017 ved 16:51